Contabilidad

 

 

Documentos

 

¿El programa maneja consecutivo para los documentos?

 

Si, World Office maneja un consecutivo automático por documento, por prefijo y sucursal. Si la empresa ya lleva un consecutivo puede continuar en el número en el que va su consecutivo.

 

¿El programa controla los documentos descuadrados?

 

Se puede configurar el software para que permita pasar o no los documentos descuadrados también genera un informe donde reporta detalladamente los descuadres.

Ejemplo: El Contador está generando una Nota de Contabilidad y debe salir de la oficina y no la ha terminado y lleva 100 registros en este caso la podría continuar posteriormente y el informe le indica que este documento está sin terminar.

 

¿Se pueden copiar documentos para automatizar la contabilidad?

 

Si, World Office permite fácilmente copiar documentos mediante un clic en un botón dispuesto con esa función con el objeto de ahorrar tiempo a las empresas y eliminar los trabajos repetitivos.

 

¿Se pueden crear documentos?

 

World Office ya posee todos los documentos requeridos para un óptimo proceso contable y administrativo de cualquier tipo de empresa.

 

¿Cómo se anula un documento?

 

Se puede realizar de diversas formas dependiendo del caso. Si no lo ha impreso lo puede anular en el momento y si ya está impreso se realiza mediante la generación de un nuevo documento que reversa el documento origen.

 

¿Cómo registro un reintegro de caja menor?

 

Se puede registrar de dos maneras diferentes, mediante una Nota de contabilidad si se desea realizar la causación del reintegro y mediante un comprobante de egreso si se desea realizar el movimiento sin causación, es decir, todos los movimientos debitos al costo, al gasto o cancelando cuentas por pagar contra un movimiento crédito general a la cuenta del Banco o la caja.

 

 

 

Cierres de año

 

¿Cómo funcionan los cierres de mes o de año?

 

World Office no requiere cierres de meses o años, ni traslado de saldos, lo que permite consultar de manera inmediata cualquier información en cualquier período de tiempo. La cancelación de las cuentas de resultado se realiza al final de cada año mediante un documento que posee World Office el cual es totalmente automático. Una vez impresos los libros oficiales de cualquier periodo este se puede bloquear para que no sean modificados por ningún usuario.

 

¿Una vez se ha realizado la cancelación de cuentas de resultado anual se hace necesario incluir un nuevo registro, que se debe hacer?

 

Deshacer la cancelación, se ingresa el registro o documento y se vuelve a generar la cancelación.

 

¿Una vez realizada la cancelación de cuentas como hago para generar un estado de resultados sin incluir esa cancelación?

 

Al generar el informe se le indica al software que no incluya el documento llamado cancelación de cuentas.

 

¿Para iniciar un nuevo año se debe hacer realizado la cancelación de cuentas de resultado?

No, usted puede iniciar movimiento del año siguiente sin haber cancelado las cuentas de resultado del año anterior.

 

 

Terceros

 

¿El programa maneja Terceros?

 

Si, maneja Terceros y almacena toda clase de información como NIT, dirección, teléfono, contacto, foto, referencias, observaciones, etc.  Se maneja una sola cuenta para todos los terceros, lo único que cambia es el NIT o el nombre del Tercero.

 

¿El programa maneja fecha de cumpleaños de los clientes y contactos?

 

Si, el software permite almacenar fechas de aniversarios de la empresa y fechas de cumpleaños de los terceros y contactos.

 

¿Puedo activar o desactivar un cliente o un proveedor cuando no tenga más movimiento?

 

Si, es posible inhabilitarlo más no eliminarlo.

 

¿El programa se maneja por nit, cedula  o por nombre del tercero?

 

En el diligenciamiento de todos los documentos se pueden digitar por nit o por nombre del tercero, dependiendo de la necesidad del usuario, con solo un doble clic ordena por nit o por nombre.

 

¿Se puede trasladar el movimiento de un tercero a otro de forma automática?

 

Si, el sistema permite trasladar todo el movimiento de un tercero a otro de manera automática indicándole el tercero origen y el tercero destino.

 

Plan Único de Cuentas

 

El plan único de cuentas es un catalogo de cuentas contables y la descripción y dinámica para su aplicación, el cual busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes. Existen varios planes únicos de cuentas:

 

Comercial  (Es el más comúnmente utilizado por todos los comerciantes)

Salud

Cooperativo

Otros

 

¿Hasta cuantos niveles de cuentas puedo crear?

 

Hasta 7 niveles, 12 dígitos si no se manejan centros de costos, de lo contrario 5 niveles, 8 dígitos.

 

¿El programa ya trae el plan de cuentas?

 

Si, World Office ya trae incorporado el plan único de cuentas, dependiendo la necesidad del cliente.

 

¿El programa me permite manejar el plan de cuentas cooperativo, comercial etc.?

 

Si, World Office permite manejar cualquier tipo de plan de cuentas. Antes de instalar se debe indicar que plan de cuentas se va a manejar.

 

¿Si el programa ya trae incorporado todo el p.u.c. como puedo utilizar solo las cuentas que necesito?

 

Existe una opción que permite ocultar las cuentas que no se manejan.

 

¿Si una cuenta tiene movimiento la puedo eliminar?

 

No, como medida de control no se pueden eliminar las cuentas que tienen movimiento, existe una opción para deshabilitarla.

 

¿Se puede trasladar el movimiento de una cuenta a otra de forma automática?

 

Si, el sistema permite trasladar todo el movimiento de una cuenta contable a otra de manera automática indicando la cuenta origen y la cuenta destino.

 

¿Es posible que el usuario establezca las bases y porcentajes para cada una de las cuentas de retención en la fuente?

 

Si, el usuario puede establecer, de una manera muy sencilla, las bases y porcentajes a las cuentas contables de retención en la fuente, retención de IVA y retención de ICA para que el sistema calcule de manera automática las retenciones a realizar a un proveedor o las que un cliente nos va a realizar.

 

Conciliación Bancaria

 

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualesquier razón.

 

¿Maneja Conciliación Bancaria? ¿Cómo la maneja?

 

Si, World Office le permite realizar la conciliación Bancaria de una manera sencilla y ágil, posee una herramienta especial que le genera de manera automática las partidas conciliatorias tanto en libros como en extracto. 

 

Centros de Costo

 

Son las áreas o sucursales en las que se encuentra dividida la empresa, para evaluar los ingresos, gastos y utilidades que genera cada uno de ellos. Por ejemplo: la Gerencia de Producción se divide en los centros de costos Planta A y B y a su vez la Planta A se divide en los centros de costos de Mantenimiento, Producción y Empaque

 

 

 

¿Maneja centros de costos y hasta cuantos niveles?

 

World Office permite manejar ilimitados centros de costos, agrupados hasta en 3 niveles.

 

¿Si me empresa realiza diversas actividades como por ejemplo servicios de transporte, comercialización de productos y servicios de mantenimiento puedo generar estados financieros por cada una de ellas?

 

Si, World Office le permite generar informes por cada una de las actividades utilizando la herramienta centros de costos.

 

Manejo de Empresas

 

¿Cuántas empresas se pueden manejar con Word Office?

 

World Office permite manejar un ilimitado número de empresas independientemente una de la otra. 

 

¿Se pueden consolidar empresas y como?

 

World Office permite ver todos sus informes tanto de manera individual como consolidada. Todos sus informes poseen esta opción, basta seleccionarla con un clic.

 

¿Si la empresa tiene varias sucursales en diferentes lugares las puedo centralizar en un servidor y que se necesita?

 

Si, las sucursales se pueden centralizar en un solo servidor y en tiempo real  por ejemplo si mi servidor esta en Bogota y tengo un a sucursal en Cali y otra en Medellín puedo visualizar de inmediato las operaciones realizadas en cualquiera de ellas, es decir, puedo saber al instante cuanto han facturado de 8.00 AM a 11:00 AM en la sucursal de Cali. Para esto se requiere tener una conexión a Internet de banda ancha preferiblemente a 512k en todos los puntos y dependiendo del número de equipos externos sería necesario tener Windows XP o Windows 2003 Server en el equipo principal.

 

Generales

 

¿El programa maneja contabilizaciones automáticas pero también se pueden manejar de forma manual?

 

Si, todos los documentos se pueden contabilizar tanto de forma automática como manual.

 

¿Qué impresora necesita World Office para la impresión de los documentos?

 

No requiere ninguna impresora específica, todas las impresoras son compatibles, pero se recomienda una impresora de punto para la impresión de los impuestos, ya que las otras impresoras pueden dañar el formulario y no ejercen presión para los documentos que requieren copia por medio del carbón.

 

Informes

 

Informes de Contabilidad y financieros

 

Informes de Auditoria